Web-To-Print & Closed Shops. Eine Technologie für Printbuyer?

Ein Interview zu Web-To-Print & Closed Shops mit Herr Siegel von der Obility GmbH

Hallo Herr Siegel, Sie sind Geschäftsführer der Obility GmbH & bieten Ihren Kunden unter Anderem Web-to-Print-Lösungen an. Was genau verstehen Sie unter Web-to-Print & wie sieht Ihre Dienstleistung aus?

Das beinhaltet nicht mehr nur die Online-Gestaltung, sondern umfasst alle Funktionen, die online zur Verfügung gestellt werden, um einen Druckauftrag über das Web zu erzeugen. Das ist beispielsweise das typische Geschäft der Internet-Drucker, also die online Konfiguration & Kalkulation von Drucksachen mit anschließendem Datenupload.

Es ist aber auch einfach der Abruf von vorgedruckten Drucksachen aus einem Lager. Oder es ist die Print-On-Demand Bestellung von Dokumenten, die erst nach einer Bestellung, also bei Bedarf gedruckt werden. Um all diese Web-To-Print Anwendungen herum gibt es viele Zusatzfunktionen, die die Prozesse für Anwender einfacher & schneller machen – es geht also um die Digitalisierung von Kommunikations-, Geschäfts- & Transaktionsprozessen.

Um es kurz zu machen – Obility stellt für genau diese Anwendungen passende web-basierte Software-Systeme zur Verfügung. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit unseren Lösungen Druckgeschäfte für alle Beteiligten einfacher zu machen.

Closed Shops im Web-to-Print-Bereich könnten für einige meiner Leser interessant sein. Insbesondere dann, wenn größere Druckvolumen eines Stammkunden abgewickelt werden müssen. Wie unterscheidet sich ein geschlossener Shop von einem offenen System?

Neben der Zugangsbeschränkung zeichnen sich Closed-Shops dadurch aus, dass sie genau auf die Bedürfnisse der Unternehmen eingerichtet & angepasst werden können: Es werden nur genau die Inhalte wie Adressen, Artikel, Designvorlagen, Bilder & kaufmännische Daten im System angezeigt & verarbeitet, die für das betreffende Unternehmen relevant sind.

Darüber hinaus können auch einzelne Funktionen für den jeweiligen Verwendungszweck zu- oder abgeschaltet werden. Auch Nutzerrechte & Freigabe-Szenarien werden gemäß den Vorgaben der Unternehmen im Closed-Shop abgebildet. So kann jedes Unternehmen seine individuellen Prozesse am besten optimieren.

Welche Vorteile sehen Sie bei der Abwicklung von Druckjobs über geschlossene Shops gegenüber der konventionellen Bestellabwicklung, die ja heute meist per Email erfolgt?

Ganz zu schweigen von den Vorteilen im Bereich der Vorlagen basierten Editierung von Druckvorlagen. Viele Unternehmen sparen enorm Zeit & Geld ein, in dem Druckvorlagen CI-sicher & schnell vom Besteller personalisiert werden, ohne die Marketing-Abteilung oder die Grafik-Agentur damit behelligen zu müssen.

Der Vorteil eines geschlossenen Shops ist umso höher, je flexibler das System auf die individuellen Prozesse des Unternehmens abgestimmt ist. Hier ein paar Beispiele zum Funktionsumfang unserer Software:

• Vorhandene Freigabeprozesse werden berücksichtigt
• Einzelne Nutzer können nur dedizierte Produkte bestellen oder gestalten
• Dokumente können Nutzerabhängig gestaltet werden
• Lagerbestände werden angezeigt
• Erinnerungen können automatisch versendet werden
• Abruf von Auswertungen

Es geht immer darum, die Prozesse schneller & damit günstiger zu machen, Fehler zu vermeiden & Transparenz zu schaffen.

Für welche Kundengruppen sind geschlossene Webshops im Druckbereich besonders geeignet?

• Unternehmen mit Geschäftsstellen
• Ländervertretungen
• Filialen
• Franchisenehmer / Franchisenehmer
• Verkaufsorganisationen

Das gilt natürlich umso mehr, je mehr Drucksachen benötigt werden, denn desto mehr Kosten können eingespart werden.

Um es konkreter zu machen: Stellen Sie sich einen Discounter vor, der auf Sonderangebote in seinen Filialen mit POS-Displays hinweist. Und jeder Filialleiter kann festlegen, welche Artikel zu welchen Preisen angeboten werden. Mit einem Closed-Print-Shop kann er das von der Marketing-Abteilung vorgegebene Layout online auswählen, seinen Artikel aus der hinterlegten Artikeldatenbank auswählen & seinen Preis eintragen. Das Web-To-Print System erzeugt automatisch das fertige Druckdokument & berücksichtigt dabei alle CI-Vorgaben des Marketings oder der Agentur.

Zu guter Letzt trägt der Filialleiter die benötigte Menge ein & bestellt. Durch seinen Login sind alle relevanten Bestellinformationen wie Adresse, Kostenstelle etc. automatisch vorhanden. Falls die Zentrale noch eine Freigabe erteilen muss, sendet das System automatisch einen Hinweis & wartet auf die Freigabe. Natürlich kann der Filialleiter im Closed-Shop auch noch Flyer, Wurfzettel oder Plakate bestellen, bei Bedarf unter Berücksichtigung eines hinterlegten Budgets. Das System sendet die Auftragsdaten & die Druckdaten anschließend automatisch zum Druckdienstleister.

Welche weiteren Leistungen bieten Sie neben der Gestaltung & Bestellung von Drucksachen an? Lassen sich beispielsweise auch Drucksachen online konfigurieren & kalkulieren? Lassen sich Druckdaten für Folgeaufträge archivieren & verfügt ihr System über ein Online-Preflight zur Überprüfung hochgeladener Druckdaten?

Es gibt viele Printbuyer, die ständig ihre Druckerei nach Preisen fragen & dann lange warten müssen, bis der Sachbearbeiter alle Varianten durchgerechnet & angeboten hat. Stellen Sie sich vor welchen Mehrwert ein Drucksacheneinkäufer hat, wenn er die Kalkulation online selbst vornehmen kann & auch gleich ein Angebot als PDF downloaden kann. Hat sich seine Marketing-Abteilung dann am Ende für eine Version entschieden, kann er diese ganz einfach in seinem Kundenkonto als Auftrag freigeben & die Druckdaten entsprechend hochladen.

Um auf Ihre Frage zurückzukommen: die hochgeladenen Daten werden in einem Obility System tatsächlich archiviert & Aufträge können nachbestellt werden. Die Druckdatenprüfung macht Obility nicht selbst – das können andere besser – aber wir haben eine Schnittstelle zu entsprechenden Lösungen – beispielsweise arbeiten wir mit einem Partner zusammen, der die Datenüberprüfung & Korrektur als Flatrate-Angebot online zur Verfügung stellt – voll in das Shopsystem integriert.

Insbesondere größere Unternehmen lagern Drucksachen ein & bestellen diese nach Bedarf. Löst ihr System auch diese Anforderung & falls ja, lassen sich auch die exakten Lagerbestände darstellen? Wird automatisch nachbestellt, sobald ein definierter Lagerbestand unterschritten wird?

Für den ersten Fall stellen wir eine komplette Materialwirtschaft zur Verfügung. Das bedeutet, dass im System Mindest- & Maximal-Lagermengen eines Artikels hinterlegt werden können. Das System löst dann bei Bedarf eine Bestellanforderung oder eine Bestellung aus. Selbstverständlich können mit der Bestandspflege die Mengen auch im Shop angezeigt werden.

Im Bereich Print-On-Demand betrachten wir die Datenbank quasi als Lager, die das klassische Drucksachenlager ersetzt. Ein Dokument besteht aus einem definierten Printprodukt, beispielsweise einer 48-seitige Broschüre, DIN A4, 4/4 farbig, ohne Umschlag, 170 Gramm silk coated, & der entsprechenden Druckdatei. Wird das Dokument im Shop bestellt wird eine entsprechende Bestellung im System erzeugt. Die Druckdaten können im System mit Versionsnummern & Gültigkeitszeitraum administriert werden.

Ab welcher Umsatzgröße oder Anzahl an Drucksachenbestellungen macht ein geschlossener Shop Ihrer Meinung nach Sinn?

Es stellt sich also die Frage, wie viel kosten mich die Tätigkeiten für Anfragen, Bestellungen, Nachbestellungen, Freigaben, Controlling, Prüfung, Fehler usw. für einzelne, wiederkehrende Drucksachen & welche Kosten kann ich mit einem Closed-Shop sparen. Allein die internen Kosten für die Bestellung von Visitenkarten sind in Unternehmen oft dreimal höher als der Druckpreis.

Da ist der ROI schnell erreicht. Es geht also nicht um das Einkaufsvolumen oder die benötigten Stückzahlen einer Drucksache, die für die wirtschaftliche Entscheidung für eines Closed-Print-Shops relevant sind, sondern um den benötigten Aufwand & die Kosten, die ich sparen kann.

Nicht jedes Druckprodukt lässt sich sinnvoll mit jedem Druckverfahren technisch und / oder wirtschaftlich sinnvoll umsetzten. Lassen sich einzelne Druckprodukte & Druckauflagen individuell auf bestimmte Druckverfahren, bzw. Druckdienstleister festlegen?

Im Auftragsfall überprüft der Shop dann automatisch, welcher Lieferant in Abhängigkeit zur Bestellmenge in Frage kommt. Je nach Einrichtung kann das System entweder direkt einen Lieferanten ermitteln oder kann mehrere geeignete Lieferanten anzeigen. Der Einkäufer hat dann die Möglichkeit gleich eine Bestellung auszulösen oder Anfragen an die Lieferanten per Knopfdruck zu erzeugen & zu versenden.

Obility wird von Druckdienstleistern auch für die interne Kalkulation von Drucksachen eingesetzt. Dazu werden Kalkulationsformeln & Preisparameter für verschiedene Druckverfahren hinterlegt. Diese Funktion kann auch im Bereich Procurement zum Tragen kommen. Viele Funktionen & Module können in Obility für verschiedene Einsatzzwecke verwendet werden.

Welche Schnittstellen stellt ihr System bereit. Lässt sich ihr Closed Shop nahtlos in alle Unternehmensprozesse, wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung, integrieren?

Mit welchen Kosten hat ein potenzieller Kunde ungefähr zu rechnen, wenn er sich für Ihr System entscheidet? Wie hoch ist das Kosteneinsparungspotenzial gegenüber der konventionellen Abwicklung von Druckjobs? Gibt es hierzu Zahlen?

Prinzipiell gilt, dass deutlich mehr Einsparpotential mit Closed-Print-Shops vorhanden ist, als man denkt.
Es gibt unendlich viele Ansätze, um die Prozesse zu verbessern. Und in vielen Fällen wird durch ein geschlossenes Shop-System allein dadurch schon Geld gespart, weil die Prozesse im Vorfeld durchdacht, standardisiert & dann automatisiert werden.

Dieses Interview führte Marko Hanecke im November 2017.

Zusammenfassung & Fazit

Ich denke, dass unter bestimmten Voraussetzungen diese Systeme tatsächlich sehr gut dafür geeignet sind, standardisierte Drucksachen (die ggf. individuell & kooperativ angepasst werden) mit deutlich weniger Ressourceneinsatz abzuwickeln. Betrachten wir die Prozesskosten bei der Abwicklung von Druckjobs, dann stellen wir schnell fest, dass hier ein großes Optimierungspotenzial vorhanden ist. Insbesondere bei kleineren Aufträgen sind die Gestaltungs- & Beschaffungskosten oft deutlich größer als die reinen Druckkosten. Bei einem gut implementierten System fällt sicherlich deutlich weniger Arbeit im Grafikbereich & im Einkauf an. Das wird sicherlich nicht jeder (in- oder externen) Agentur gefallen, die diese Leistungen ja eigentlich verkauft. Auf der anderen Seite kann eine Entlastung in diesem doch recht anspruchslosen Arbeitsbereich Raum für kreativere Aufgaben schaffen. Ob ein solches System geeignet ist, um die Druckaufträge deiner Kunden darüber anzuwickeln, muss von Fall zu Fall entscheiden werden. Sprich doch einfach mal mit Herrn Siegel, wenn du magst. Der freut sich über eine Kontaktaufnahme.

Die Obility GmbH im Kurzporträt

Dafür entwickeln wir seit 1999 mit über 30 Kollegen in Koblenz online basierte Software, die kaufmännische Prozesse einfach macht. So gewinnen Kunden, Mitarbeiter & Unternehmen mehr Zeit – mehr Zeit um mehr zu leisten & mehr Zeit um besser zu werden.

Unsere Software ist ein E-COMMERCE PRINT, WEB2PRINT & E-BUSINESS PRINT System für Gestaltung, Kalkulation, Brandmanagement, Beschaffung & Verkauf grafischer Produkte. Als SaaS & On-Premise Lösung bietet Obility Open- & Closed-Print-Shops, Online-Editierung & Drucksachen-Kalkulation, Print-On-Demand, automatisierter Drucksachen-Einkauf & SMART MIS.

Hier findest du die Obility GmbH im Internet

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