Ein Interview zu Web-To-Print & Closed Shops mit Herr Siegel von der Obility GmbH

Wenn wir über Web-To-Print sprechen, dann denken wir schnell an Onlinedruckereien. Aber diese Technologie steht auch anderen Marktteilnehmern zur Verfügung. Große Unternehmen aber auch Agenturen, Produktioner & Printbuyer nutzen Web-To-Print-Anwendungen, um Druckaufträge online & kooperativ abzuwickeln. Dabei geht es um weitaus mehr als die reine Bestellabwicklung. Wie vielfältig diese Technologie ist & ob auch du sie nutzen kannst, um große Druckvolumina effizient & kostengünstig zu managen, kläre ich in diesem Interview.

Hallo Herr Siegel, Sie sind Geschäftsführer der Obility GmbH & bieten Ihren Kunden unter Anderem Web-to-Print-Lösungen an. Was genau verstehen Sie unter Web-to-Print & wie sieht Ihre Dienstleistung aus?

Bei Web-To-Print geht es ursprünglich um die webbasierte Editierung, Gestaltung oder Personalisierung von Drucksachen & den nachfolgenden Bestellprozessen. Mittlerweile umschreibt Web-To-Print aber deutlich mehr, nämlich ganz allgemein die Generierung von Druckaufträgen im Web.

Das beinhaltet nicht mehr nur die Online-Gestaltung, sondern umfasst alle Funktionen, die online zur Verfügung gestellt werden, um einen Druckauftrag über das Web zu erzeugen. Das ist beispielsweise das typische Geschäft der Internet-Drucker, also die online Konfiguration & Kalkulation von Drucksachen mit anschließendem Datenupload.

Es ist aber auch einfach der Abruf von vorgedruckten Drucksachen aus einem Lager. Oder es ist die Print-On-Demand Bestellung von Dokumenten, die erst nach einer Bestellung, also bei Bedarf gedruckt werden. Um all diese Web-To-Print Anwendungen herum gibt es viele Zusatzfunktionen, die die Prozesse für Anwender einfacher & schneller machen – es geht also um die Digitalisierung von Kommunikations-, Geschäfts- & Transaktionsprozessen.

Unter Web-To-Print verstehen wir die Digitalisierung von Kommunikations-, Geschäfts- & Transaktionsprozessen.

Um es kurz zu machen – Obility stellt für genau diese Anwendungen passende web-basierte Software-Systeme zur Verfügung. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit unseren Lösungen Druckgeschäfte für alle Beteiligten einfacher zu machen.

Closed Shops im Web-to-Print-Bereich könnten für einige meiner Leser interessant sein. Insbesondere dann, wenn größere Druckvolumen eines Stammkunden abgewickelt werden müssen. Wie unterscheidet sich ein geschlossener Shop von einem offenen System?

Ein geschlossener Shop ist eine Plattform, um mit einer geschlossenen Gruppe von Usern Geschäfte online abzuwickeln. Ein vorgeschalteter Login-Bereich ermöglicht nur autorisierten Nutzern den Zugang & die Nutzung. Ein Closed-Print-Shop ist deshalb ein Bestellportal für alle relevanten Personen eines werbetreibenden Unternehmens. Er kann von einem Druckdienstleister oder einer Agentur als zusätzliches Serviceangebot für Stammkunden bereitgestellt werden, oder er kann für das Kampagnen- & Brandmanagement & die Abwicklung von Druckaufträgen von Unternehmen als Inhouse-Lösung selbst betrieben werden.

Neben der Zugangsbeschränkung zeichnen sich Closed-Shops dadurch aus, dass sie genau auf die Bedürfnisse der Unternehmen eingerichtet & angepasst werden können: Es werden nur genau die Inhalte wie Adressen, Artikel, Designvorlagen, Bilder & kaufmännische Daten im System angezeigt & verarbeitet, die für das betreffende Unternehmen relevant sind.

Closed-Shops im Bereich Web-To-Print werden exakt auf die Bedürfnisse eines werbetreibenden Unternehmens zugeschnitten.

Darüber hinaus können auch einzelne Funktionen für den jeweiligen Verwendungszweck zu- oder abgeschaltet werden. Auch Nutzerrechte & Freigabe-Szenarien werden gemäß den Vorgaben der Unternehmen im Closed-Shop abgebildet. So kann jedes Unternehmen seine individuellen Prozesse am besten optimieren.

Welche Vorteile sehen Sie bei der Abwicklung von Druckjobs über geschlossene Shops gegenüber der konventionellen Bestellabwicklung, die ja heute meist per Email erfolgt?

Es geht bei einem geschlossenen Shop nicht nur um die Übermittlung eines Auftrags. Ein geschlossener Shop nimmt dem Besteller viele Aufgaben ab. Er informiert automatisch über Preise, Lieferzeiten, Bestände. Er zeigt alte Bestellungen an, ermöglicht Nachbestellungen per Knopfdruck. Er übermittelt erfasste Bestellungen zur Freigabe an Vorgesetzte, er informiert über den Status einer Bestellung beim Lieferanten, er liefert Auswertungen etc.

Ganz zu schweigen von den Vorteilen im Bereich der Vorlagen basierten Editierung von Druckvorlagen. Viele Unternehmen sparen enorm Zeit & Geld ein, in dem Druckvorlagen CI-sicher & schnell vom Besteller personalisiert werden, ohne die Marketing-Abteilung oder die Grafik-Agentur damit behelligen zu müssen.

Der Vorteil eines geschlossenen Shops ist umso höher, je flexibler das System auf die individuellen Prozesse des Unternehmens abgestimmt ist. Hier ein paar Beispiele zum Funktionsumfang unserer Software:

  • Vorhandene Freigabeprozesse werden berücksichtigt
  • Einzelne Nutzer können nur dedizierte Produkte bestellen oder gestalten
  • Dokumente können Nutzerabhängig gestaltet werden
  • Lagerbestände werden angezeigt
  • Erinnerungen können automatisch versendet werden
  • Abruf von Auswertungen

Es geht immer darum, die Prozesse schneller & damit günstiger zu machen, Fehler zu vermeiden & Transparenz zu schaffen.

Für welche Kundengruppen sind geschlossene Webshops im Druckbereich besonders geeignet?

Ein geschlossener Shop ist überall dort sinnvoll, wo Drucksachen regelmäßig gestaltet, personalisiert und/oder bestellt werden müssen. Der größte Benefit wird dort erreicht, wo ein hoher dezentraler Bedarf an Drucksachen existiert. Hier ein paar Beispiele:
  • Unternehmen mit Geschäftsstellen
  • Ländervertretungen
  • Filialen
  • Franchisenehmer / Franchisenehmer
  • Verkaufsorganisationen

Das gilt natürlich umso mehr, je mehr Drucksachen benötigt werden, denn desto mehr Kosten können eingespart werden.

Closed-Shops eigenen sich besonders dort, wo ein großer dezentraler Bedarf an Drucksachen existiert.

Um es konkreter zu machen: Stellen Sie sich einen Discounter vor, der auf Sonderangebote in seinen Filialen mit POS-Displays hinweist. Und jeder Filialleiter kann festlegen, welche Artikel zu welchen Preisen angeboten werden. Mit einem Closed-Print-Shop kann er das von der Marketing-Abteilung vorgegebene Layout online auswählen, seinen Artikel aus der hinterlegten Artikeldatenbank auswählen & seinen Preis eintragen. Das Web-To-Print System erzeugt automatisch das fertige Druckdokument & berücksichtigt dabei alle CI-Vorgaben des Marketings oder der Agentur.

Zu guter Letzt trägt der Filialleiter die benötigte Menge ein & bestellt. Durch seinen Login sind alle relevanten Bestellinformationen wie Adresse, Kostenstelle etc. automatisch vorhanden. Falls die Zentrale noch eine Freigabe erteilen muss, sendet das System automatisch einen Hinweis & wartet auf die Freigabe. Natürlich kann der Filialleiter im Closed-Shop auch noch Flyer, Wurfzettel oder Plakate bestellen, bei Bedarf unter Berücksichtigung eines hinterlegten Budgets. Das System sendet die Auftragsdaten & die Druckdaten anschließend automatisch zum Druckdienstleister.

Personalisierung

Welche weiteren Leistungen bieten Sie neben der Gestaltung & Bestellung von Drucksachen an? Lassen sich beispielsweise auch Drucksachen online konfigurieren & kalkulieren? Lassen sich Druckdaten für Folgeaufträge archivieren & verfügt ihr System über ein Online-Preflight zur Überprüfung hochgeladener Druckdaten?

Ja, auf jeden Fall! Wie gesagt ist Web-To-Print für uns nicht nur die online Gestaltung oder Editierung von Drucksachen, sondern wir stellen alle relevanten Funktionen, die bei der Abwicklung von Druckaufträgen helfen, online zur Verfügung: beispielsweise können Druckdienstleister oder –Druckvermittler mit unserem Druckkalkulator ihren Kunden in einem geschlossenen Bereich mit hinterlegten Preislisten oder Preis-Formeln die selbstständige Kalkulation ihrer Drucksachen ermöglichen.

Es gibt viele Printbuyer, die ständig ihre Druckerei nach Preisen fragen & dann lange warten müssen, bis der Sachbearbeiter alle Varianten durchgerechnet & angeboten hat. Stellen Sie sich vor welchen Mehrwert ein Drucksacheneinkäufer hat, wenn er die Kalkulation online selbst vornehmen kann & auch gleich ein Angebot als PDF downloaden kann. Hat sich seine Marketing-Abteilung dann am Ende für eine Version entschieden, kann er diese ganz einfach in seinem Kundenkonto als Auftrag freigeben & die Druckdaten entsprechend hochladen.

Um auf Ihre Frage zurückzukommen: die hochgeladenen Daten werden in einem Obility System tatsächlich archiviert & Aufträge können nachbestellt werden. Die Druckdatenprüfung macht Obility nicht selbst – das können andere besser – aber wir haben eine Schnittstelle zu entsprechenden Lösungen – beispielsweise arbeiten wir mit einem Partner zusammen, der die Datenüberprüfung & Korrektur als Flatrate-Angebot online zur Verfügung stellt – voll in das Shopsystem integriert.

Insbesondere größere Unternehmen lagern Drucksachen ein & bestellen diese nach Bedarf. Löst ihr System auch diese Anforderung & falls ja, lassen sich auch die exakten Lagerbestände darstellen? Wird automatisch nachbestellt, sobald ein definierter Lagerbestand unterschritten wird?

Ja, auch das ist eine Anforderung, die perfekt mit den Funktionen von Obility abgebildet werden kann. Dabei unterscheiden wir noch, ob es sich tatsächlich um ein physisches Lager von Drucksachen handelt, oder ob es um ein Print-On-Demand Portal geht, in dem die Dokumente als PDF in der Datenbank zum Druck abgerufen werden können.

Für den ersten Fall stellen wir eine komplette Materialwirtschaft zur Verfügung. Das bedeutet, dass im System Mindest- & Maximal-Lagermengen eines Artikels hinterlegt werden können. Das System löst dann bei Bedarf eine Bestellanforderung oder eine Bestellung aus. Selbstverständlich können mit der Bestandspflege die Mengen auch im Shop angezeigt werden.

Im Bereich Print-On-Demand betrachten wir die Datenbank quasi als Lager, die das klassische Drucksachenlager ersetzt. Ein Dokument besteht aus einem definierten Printprodukt, beispielsweise einer 48-seitige Broschüre, DIN A4, 4/4 farbig, ohne Umschlag, 170 Gramm silk coated, & der entsprechenden Druckdatei. Wird das Dokument im Shop bestellt wird eine entsprechende Bestellung im System erzeugt. Die Druckdaten können im System mit Versionsnummern & Gültigkeitszeitraum administriert werden.

Ab welcher Umsatzgröße oder Anzahl an Drucksachenbestellungen macht ein geschlossener Shop Ihrer Meinung nach Sinn?

Das ist eine sehr schwierige Frage, die ich kaum beantworten kann. Denn es geht bei einer Return-On-Invest Rechnung nicht um den Preis der Drucksachen, sondern es geht um die Prozesskosten. Das bedeutet, es muss untersucht werden, welcher Aufwand bei der Bestellung einzelner Drucksachen verursacht wird.

Es stellt sich also die Frage, wie viel kosten mich die Tätigkeiten für Anfragen, Bestellungen, Nachbestellungen, Freigaben, Controlling, Prüfung, Fehler usw. für einzelne, wiederkehrende Drucksachen & welche Kosten kann ich mit einem Closed-Shop sparen. Allein die internen Kosten für die Bestellung von Visitenkarten sind in Unternehmen oft dreimal höher als der Druckpreis.

Die Prozesskosten für die Abwicklung von Druckjobs können über den eigentlichen Druckkosten liegen.

Da ist der ROI schnell erreicht. Es geht also nicht um das Einkaufsvolumen oder die benötigten Stückzahlen einer Drucksache, die für die wirtschaftliche Entscheidung für eines Closed-Print-Shops relevant sind, sondern um den benötigten Aufwand & die Kosten, die ich sparen kann.

Nicht jedes Druckprodukt lässt sich sinnvoll mit jedem Druckverfahren technisch und / oder wirtschaftlich sinnvoll umsetzten. Lassen sich einzelne Druckprodukte & Druckauflagen individuell auf bestimmte Druckverfahren, bzw. Druckdienstleister festlegen?

Diese Frage geht in die Richtung Print-Procurement, d.h. ich nutze den Print-Shop auch als Einkaufssystem gegenüber meinen Lieferanten. Obility stellt hierzu die notwendigen Procurement-Funktionen zur Verfügung. Werden fest definierte Artikel im System hinterlegt, z.B. die erwähnten Handbücher im Bereich Print-On-Demand, dann können diesen Artikeln im System Lieferanten zugewiesen werden. Diese können auch unter Berücksichtigung von Bestellmengen festgelegt werden.

Im Auftragsfall überprüft der Shop dann automatisch, welcher Lieferant in Abhängigkeit zur Bestellmenge in Frage kommt. Je nach Einrichtung kann das System entweder direkt einen Lieferanten ermitteln oder kann mehrere geeignete Lieferanten anzeigen. Der Einkäufer hat dann die Möglichkeit gleich eine Bestellung auszulösen oder Anfragen an die Lieferanten per Knopfdruck zu erzeugen & zu versenden.

Obility wird von Druckdienstleistern auch für die interne Kalkulation von Drucksachen eingesetzt. Dazu werden Kalkulationsformeln & Preisparameter für verschiedene Druckverfahren hinterlegt. Diese Funktion kann auch im Bereich Procurement zum Tragen kommen. Viele Funktionen & Module können in Obility für verschiedene Einsatzzwecke verwendet werden.

Welche Schnittstellen stellt ihr System bereit. Lässt sich ihr Closed Shop nahtlos in alle Unternehmensprozesse, wie beispielsweise der Finanzbuchhaltung, integrieren?

In der Gesamtheit seiner Funktionen versteht sich Obility als ERP II System. Ein ERP II System zeichnet sich dadurch aus, dass es alle Prozesse der Supply Chain abdecken oder miteinander verknüpfen kann – von der Gestaltung & Konfiguration des Druckproduktes über die Anfrage & Bestellung bis zur Distribution & Warenannahme. Und ein wesentlicher Bestandteil von ERP II Systemen ist die Vernetzbarkeit. Obility verfügt über offene Schnittstellen & APIs, die die Integration in & die Vernetzung von bestehenden Systemumgebungen ermöglicht. So können ERP Systeme wie SAP, Navision, Oracle per Schnittstelle ebenso angebunden werden wie z.B.  Produktionsworkflows, Bilddatenbanken, Online-Banking & Finanzbuchhaltungs-Systeme.

Mit welchen Kosten hat ein potenzieller Kunde ungefähr zu rechnen, wenn er sich für Ihr System entscheidet? Wie hoch ist das Kosteneinsparungspotenzial gegenüber der konventionellen Abwicklung von Druckjobs? Gibt es hierzu Zahlen?

Handelt es sich um einen kleinen Shop für den Einsatz eines klar umgrenzten Anwendungsfalles kann ein Investment im niedrigen fünfstelligen Bereich für schnellen ROI ausreichend sein. Je nach Anforderungen & Einsatzgebiet, wenn ein Industrieunternehmen beispielsweise das System zum Einkauf international benötigter Standarddrucksachen verwendet, werden auch Investments in sechsstelliger Höhe aufgerufen.

Prinzipiell gilt, dass deutlich mehr Einsparpotential mit Closed-Print-Shops vorhanden ist, als man denkt.
Es gibt unendlich viele Ansätze, um die Prozesse zu verbessern. Und in vielen Fällen wird durch ein geschlossenes Shop-System allein dadurch schon Geld gespart, weil die Prozesse im Vorfeld durchdacht, standardisiert & dann automatisiert werden.

Dieses Interview führte Marko Hanecke im November 2017.

Zusammenfassung & Fazit

Web-To-Print ist viel mehr als die Bestellung von Drucksachen über das Internet. Moderne Web-To-Print-Anwendungen digitalisieren nahezu alle an einem Druckjob beteiligten Prozesse. Geschlossene Web-To-Print-Shopsysteme (Closed Shops) stehen ausschließlich einem autorisierten Personenkreis einer Organisation zur Verfügung. Diese privaten Shops unterliegen also einer Zugangsbeschränkung & werden exakt auf die Bedürfnisse einer Organisation, wie einem werbetreibenden Unternehmen, hin angepasst. Closed Shops werden ausschließlich im B2B-Bereich eingesetzt & sind geeignet, Prozesse effizienter & damit kostengünstiger zu gestalten.

Ich denke, dass unter bestimmten Voraussetzungen diese Systeme tatsächlich sehr gut dafür geeignet sind, standardisierte Drucksachen (die ggf. individuell & kooperativ angepasst werden) mit deutlich weniger Ressourceneinsatz abzuwickeln. Betrachten wir die Prozesskosten bei der Abwicklung von Druckjobs, dann stellen wir schnell fest, dass hier ein großes Optimierungspotenzial vorhanden ist. Insbesondere bei kleineren Aufträgen sind die Gestaltungs- & Beschaffungskosten oft deutlich größer als die reinen Druckkosten. Bei einem gut implementierten System fällt sicherlich deutlich weniger Arbeit im Grafikbereich & im Einkauf an. Das wird sicherlich nicht jeder (in- oder externen) Agentur gefallen, die diese Leistungen ja eigentlich verkauft. Auf der anderen Seite kann eine Entlastung in diesem doch recht anspruchslosen Arbeitsbereich Raum für kreativere Aufgaben schaffen. Ob ein solches System geeignet ist, um die Druckaufträge deiner Kunden darüber anzuwickeln, muss von Fall zu Fall entscheiden werden. Sprich doch einfach mal mit Herrn Siegel, wenn du magst. Der freut sich über eine Kontaktaufnahme.

Die Obility GmbH im Kurzporträt

Als führende Print-Business-Automation-Software in deutschsprachigen Raum bietet Obility druckenden Unternehmen & ihren Kunden eine Plattform, damit sie „einfach Business einfach machen“.

Dafür entwickeln wir seit 1999 mit über 30 Kollegen in Koblenz online basierte Software, die kaufmännische Prozesse einfach macht. So gewinnen Kunden, Mitarbeiter & Unternehmen mehr Zeit – mehr Zeit um mehr zu leisten & mehr Zeit um besser zu werden.

obility

Unsere Software ist ein E-COMMERCE PRINT, WEB2PRINT & E-BUSINESS PRINT System für Gestaltung, Kalkulation, Brandmanagement, Beschaffung & Verkauf grafischer Produkte. Als SaaS & On-Premise Lösung bietet Obility Open- & Closed-Print-Shops, Online-Editierung & Drucksachen-Kalkulation, Print-On-Demand, automatisierter Drucksachen-Einkauf & SMART MIS.

Hier findest du die Obility GmbH im Internet

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